مرحلة البدء والتحضير تُعدّ الخطوة الأولى والأساسية في إدارة أي مشروع، حيث يتم خلالها تقديم نظرة شاملة عن المشروع، مع توضيح الاستراتيجية التي سيتم اتباعها لتحقيق النتائج المرجوة.
تشمل هذه المرحلة تعيين مدير المشروع الذي يتولى، بناءً على خبراته ومهاراته، اختيار فريق العمل المناسب.
كما تُعقد في هذه المرحلة الاجتماع الرسمي الأول للمشروع، حيث يتم تعريف الفريق بالأهداف العامة وتحديد الأدوار والمسؤوليات لضمان التوجيه السليم نحو تحقيق النجاح.
مراحل إنجاز المشروع
مرحلة البدء والتحضير يتمّ في هذه المرحلة تقديم نظرة عامة حول المشروع إلى جانب توضيح الاستراتيجية المراد اتباعها من أجل تحقيق النتائج المطلوبة، ويتمّ تعيين مدير المشروع، الذي بدوره وبناءً على ما يمتلكه من خبرة ومهارات سيقوم باختيار فريق العمل،ويتمّ خلال هذه المرحلة عقد الاجتماع الرسمي الأول وتعريف الفريق بالأهداف العامة للمشروع.
مرحلة التخطيط تتضمن مرحلة التخطيط بيان التفاصيل الدقيقة، وتوضيح كلّ مهمة من مهمات المشروع من البداية وحتّى النهاية، كما تشتمل على تقييم المخاطر، وتحديد المعايير اللازمة لإنجاز كلّ مهمة بنجاح، ومن المهام المحددة في هذه المرحلة: وضع خطة اتصال خاصة بكلّ صاحب مصلحة (بالإنجليزية: stakeholders)، وتطوير هيكل تفصيلي للعمل، وتخطيط الموارد الخاصة بالمشروع.
مرحلتي الرقابة والتنفيذ
إنّ الرقابة والتنفيذ من أهم مراحل إنجاز المشروع، فهما يضمنان سير المشروع بالشكل السليم وتنفيذ الأنشطة المتعلّقة به، وخلالهما يتمّ إنشاء مجموعة من تصاميم المنتج، ثمّ إخضاعها للاختبارات المحدّدة ضمن الخطة ومقارنتها بالنماذج الأولية، وخلال الفترات المتقدّمة من التنفيذ والرقابة أي خلال مرحلة الإنتاج، تُصبح المجموعات أقرب إلى ما هو مطلوب.
مرحلة الإغلاق
عند الوصول إلى مرحلة الإغلاق على مدير المشروع القيام ببعض التعديلات لضمان وصول المشروع إلى النتيجة المطلوبة، وعادةً ما يتمّ التعبير عن هذه المرحلة عن طريق كتابة تقرير رسمي يحتوي على العناصر الآتية: قبول رسمي للمنتج النهائي من قبل العميل، والتطابق بين المتطلّبات الأولية التي وضعها العميل وبين النتيجة النهائية للمنتج، والدروس المستفادة، وموارد المشروع، وإخطار رسمي موجه للإدارة العليا يُفيد بإغلاق المشروع.
قواعد نجاح المشروع
من قواعد نجاح المشروع ما يأتي:
إدارة المخاطر: يكون ذلك بتعيين مسؤول عن المخاطر، بحيث يكون قادراً على اكتشاف مشكلات المشروع المحتملة، والإبلاغ عن أيّ مخاوف أو تحديات.
الاتصال المفتوح: يُعدّ الاتصال واحداً من الأمور المهمة في جميع جوانب إدارة المشاريع، فهو ضروري ليتمكّن فريق العمل من التعبير عن رأيه، ممّا يُقلّل من الوقوع في الأخطاء.
الاهتمام بالوقت، والميزانية، والجودة: من قواعد نجاح المشروع: تسليمه في الوقت المطلوب، وضمن الميزانية المحدّدة، وبالجودة الجيدة المرضية للعميل.
