تعريف الموازنة العامة،الميزانية هي تقدير الإيرادات والمصروفات خلال فترة زمنية مستقبلية محددة ويتم إعدادها ومراجعتها بشكل دوري ويمكن أن تكون خاصة لفرد او اسرة او شركة او حكومة أو حتى منظمة دولية وكل جهة تعتمد على الدخل والإنفاق في ادارتها المالية وفي الشركات تعد الميزانية اداة اساسية تستخدمها الادارة لتنظيم الموارد وتحقيق أعلى قدر ممكن من الأرباح وفي جوهرها تعبر الميزانية عن وسيلة للتحكم في الأموال من خلال وضع خطة مالية تهدف الى جعل الايرادات اكبر من المصروفات وعلى المستوى الشخصي يمكن أن يعني مثلا الحصول على دخل شهري قدره 3000 دولار مع الالتزام بأن يكون الإنفاق في حدود 2500 دولار فقط لتحقيق توازن مالي واستقرار اقتصادي.
طريقة إعداد الميزانية
- تبدأ عملية إعداد الميزانية بوضع مجموعة من التوقعات الخاصة بالفترة القادمة وتشمل هذه التوقعات تقدير حجم المبيعات المرتقب وتكاليف التشغيل المتوقعة إضافة الى دراسة الظروف الاقتصادية العامة للسوق أو القطاع الذي تعمل فيه الجهة.
- بعد ذلك يتم تحديد العوامل المؤثرة في المصروفات ومتابعتها بدقة لضمان بناء ميزانية واقعية تعتمد على معايير واضحة وتشمل هذه المرحلة دراسة السوق والعلاقات مع الموردين والخصومات المتاحة الى جانب توضيح الأسس التي يتم بناء الحسابات عليها.
- وغالبا ما يتم البدء بوضع ميزانية المبيعات باعتبارها الأساس الذي تعتمد عليه باقي الميزانيات لأنها تحدد حجم التدفقات النقدية المتوقعة وبعد ذلك يتم إعداد ميزانيات باقي الأقسام داخل المؤسسة مثل الإدارات المختلفة وفي المصانع يتم إعداد ميزانيات منفصلة للمواد الخام والعمالة والتكاليف التشغيلية.
- في النهاية يتم تجميع جميع هذه الميزانيات في ميزانية شاملة تتضمن خطة التمويل والتوقعات المالية والتدفقات النقدية الداخلة والخارجة ثم ترفع إلى الإدارة العليا لمراجعتها واعتمادها من قبل مجلس الإدارة قبل تنفيذها.
تصنيف الميزانيات
تعد الموازنة بمثابة خطة توضح مسار الانشطة الاقتصادية المستقبلية للمؤسسة ويتم اعدادها وفقاً لسياسات الإدارات المختلفة بهدف الاستخدام الأمثل لرأس المال والموارد المتاحة ويمكن تصنيف الموازنات وفقا لعدة أسس مختلفة وهي:
- من حيث الوقت تنقسم الى موازنة طويلة الأجل يتم التخطيط لها لفترات تمتد من ثلاث الى عشر سنوات وموازنة قصيرة الأجل يتم إعدادها لفترة تتراوح بين سنة وسنتين.
- ومن حيث السعة توجد الموازنة الثابتة التي تظل كما هي بغض النظر عن تغير مستوى النشاط بينما الموازنة المرنة تتغير حسب مستوى النشاط وتتطلب تحديد التكاليف الثابتة والمتغيرة وشبه المتغيرة لعرض النتائج في أكثر من مستوى تشغيلي.
- أما من حيث النطاق فتوجد الموازنة الوظيفية التي ترتبط بوظائف العمل المختلفة وتشمل عدة أنواع من الموازنات مثل موازنة المبيعات التي تحدد حجم المبيعات المتوقعة وسعر البيع وموازنة الإنتاج التي توضح حجم الإنتاج خلال فترة زمنية معينة وموازنة المواد التي تحدد كميات المواد الخام اللازمة للتصنيع و موازنة المشتريات التي تقدر احتياجات الشراء حسب خطة الإنتاج والمخزون كما تشمل الموازنة النقدية التي توضح التدفقات النقدية الداخلة والخارجة للمؤسسة خلال فترة محددة.
- تضم الموازنة الوظيفية أيضاً موازنات اخرى مثل مصاريف المصانع وتكاليف الإنتاج وتكاليف البيع والتوزيع ونفقات الادارة وغيرها من البنود التشغيلية.
- بعد إعداد جميع الموازنات الوظيفية يتم تجميعها في الموازنة الرئيسية التي تستخدم لتحديد الأرباح والخسائر والمركز المالي العام للمؤسسة.
- من جانب آخر يمكن تصنيف الموازنات أيضاً حسب الإيرادات والنفقات حيث توجد الموازنة الرأسمالية التي تركز على الاستثمارات والمصروفات طويلة الأجل بينما تختص موازنة الإيرادات بتسجيل جميع الإيرادات والمصروفات خلال سنة مالية واحدة.
أهمية الموازنة
- تعد الموازنة اداة اساسية تساعد المؤسسات على تنظيم مواردها وتحويل الخطة العامة إلى أهداف واضحة وقابلة للتنفيذ فهي لا تضمن النجاح بشكل مباشر لكنها تقلل احتمالات الفشل من خلال وضع إطار منظم للعمل.
- كما تعمل الموازنة على تنسيق عناصر المؤسسة المختلفة من أفراد ومواد وموارد مالية بحيث يتم العمل بطريقة متكاملة ومنظمة وتساعد أيضاً على تحقيق الترابط بين جميع الأقسام لضمان سير العمل نحو هدف واحد.
- تعد الموازنة وسيلة فعالة لاكتشاف الانحرافات عن الخطط الموضوعة مما يسمح بمعالجتها في الوقت المناسب كما توفر معايير يمكن الاعتماد عليها لتقييم الاداء ومعرفة مدى النجاح أو الحاجة إلى تصحيح المسار.
- توضح الموازنة تفاصيل دقيقة حول الإيرادات والتكاليف المتوقعة مما يساعد على التحكم في الإنفاق وتجنب الصرف في مجالات غير ضرورية خاصة عند محدودية الموارد كما تسهم في تحسين إدارة الأموال وتوجيهها نحو الأهداف الأساسية.
- من خلال الموازنة يمكن الاستفادة من فرص الادخار والاستثمار ومعرفة كيفية تقليل الديون بشكل مدروس الى جانب متابعة التقدم نحو تحقيق الأهداف المالية بشكل مستمر.
- كما تساعد على تقسيم الأموال إلى بنود محددة مثل الإنفاق والادخار مما يمنح رؤية أوضح لكيفية استخدام المال ويسهل إجراء التعديلات عند الحاجة.
- تستخدم الموازنة أيضاً كمرجع لتنظيم المستندات المالية مثل الفواتير والايصالات مما يسهل عملية المراجعة والمتابعة.
- تساهم في التخطيط لمواجهة النفقات المتوقعة وغير المتوقعة من خلال تخصيص مبالغ للطوارئ مما يعزز الاستقرار المالي.
- في حال وجود شركاء في العمل تساعد الموازنة على توضيح طريقة توزيع الأموال مما يقلل من الخلافات ويعزز العمل الجماعي لتحقيق الأهداف المشتركةكما تمنح الموازنة إنذارا مبكرا بالمشكلات المالية المحتملة مما يتيح فرصة للتعامل معها قبل تفاقمها وتساعد ايضا في تحديد مستوى الديون الممكن تحمله بشكل واقعي.
- أخيراً تساهم الموازنة في تقليل النفقات غير الضرورية مثل الرسوم المتأخرة والفوائد مما يؤدي الى توفير مبالغ يمكن أن تتراكم مع الوقت لتشكل وفرا ماليا مهم.
